Serviciile de facility management scad costurile pe termen lung

BizCity va prezinta un interviu cu reprezentantii companiei de property si facility management Building Support Services (BSS) Lucian Anghel, Managing Partner, si Eugen Stoenescu, Head of Commercial Property Management.

Cum ati simtit efectele crizei economice?

Lucian Anghel: In contextul actual, trebuie sa muncim mai mult. Influentele sunt legate de faptul ca exista o presiune asupra taxei de servicii din partea chiriasilor si trebuie gasite tot timpul modalitati de reducere a acestei taxe. Incercam sa convingem oamenii ca nu trebuie neaparat sa scada cheltuielile cu servicii de genul curatenie sau intretinere tehnica, care nu sunt principalele surse de cheltuieli pentru companii, ci se pot gasi si alte modalitati de reducere a costurilor.

Daca pana acum cateva luni, cladirilor cu o suprafata mai mica de 5.000 metri le era alocata o persoana care se ocupa de intretinere si care era prezenta la locatie, in momentul de fata incercam sa punem la punct o echipa mobila care, pe baza unui program, sa gestioneze aceste activitati. In ceea ce priveste curatenia exterioara, aceasta se face cu masini de maturat electrice si termice, astfel incat sa se poata acoperi suprafete mult mai mari in mai putin timp, determinand cresterea productivitatii.

Eugen Stoenescu: Criza, cred eu, ne-a impins de la spate si ne-a facut mult mai profesionisti. O asemenea conjunctura te motiveaza sa achizitionezi un software care sa anuleze greselile umane care ar fi putut aparea, te forteaza sa eficientizezi serviciile si reajusteaza piata. Cred ca in Romania nu este vorba de o criza, ci de o reajustare a pietei, atat din punctul de vedere al preturilor, cat si din cel al serviciilor. Pur si simplu, piata a fost fortata sa faca ceea ce este normal, ceea ce se face si in alte tari, iar la noi se facea in mod dezorganizat.

Pana acum a fost vorba despre o piata a proprietarilor care se puteau impune din cauza spatiilor limitate existente, in timp ce acum, si probabil cativa ani de acum inainte, vorbim despre o piata a chiriasilor, care au devenit mult mai constienti de preturile care trebuie platite si de calitatea cladirii. Asa se face ca a crescut transparenta in ceea ce priveste preturile practicate, iar criza a normalizat situatia din punctul acesta de vedere.

Criza ne face sa ne concentram pe reducerea costurilor si imbunatatirea calitatii serviciilor. Cand trebuie sa achite factura, clientul se uita in primul rand la calitate, iar acum, cand a trecut vremea in care banii nu constituiau o problema.

Cum a modificat criza piata de property si facility management in Romania?

Lucian Anghel: In momentul de fata, multe dintre agentiile imobiliare incearca sa se reprofileze pe acest segment pentru ca nu mai pot vinde sau inchiria spatii si atunci trec la gestionarea cladirilor pe care le-au vandut sau pe care le-au inchiriat, bazandu-se pe o relatie buna cu proprietarul. Pe de alta parte, multi proprietari incearca sa scada costurile si sa mentina angajatii ocupandu-se inhouse de aceste sarcini.

Problema insa o constituie know how-ul si forta de munca disponibila pe piata. Nu exista o scoala in acest sens sau oameni formati, majoritatea specialistilor fiind pregatiti in afara Romaniei. Aici intervine problema. Riscul aferent lansarii intr-o activitate noua, derivat din lipsa de experienta, consta in imposibilitatea prevederii problemelor iminente sau a costurilor ce ar urma sa apara.

Care sunt avantajele obtinute de companii prin externalizarea acestui tip de servicii?

Lucian Anghel: In primul rand este vorba de tarifele aplicate. Daca la prima vedere, pe termen foarte scurt, acestea par egale sau poate putin mai mari in cazul externalizarii, pe termen lung costurile sunt mult mai convenabile atunci cand se folosesc serviciile unei firme specializate. Pentru a desfasura aceste activitati in regie proprie, compania ar fi nevoita sa investeasca in echipamente, in know how, in personal si in educarea angajatilor, ori lucrurile acestea se fac in timp si nu reprezinta o economie imediata.

O firma specializata insa are in spate un suport, respectiv oameni care au cunostintele necesare si logistica necesara, iar masinile de interventie sau echipamentele de curatat sunt distribuite catre mai multe proprietati, ceea ce determina scaderea valorii pe metru patrat. In schimb, proprietarii ar trebui sa suporte costuri mult mai mari pentru administrarea unei singure proprietati.

E vorba de eficienta la volume mari, de conditiile de subcontractare a diversilor furnizori de servicii, de revizii sau de servicii de salubritate si de experienta si know how-ul oamenilor implicat. Companiile al caror obiect de activitate se desfasoara intr-un alt domeniu nu pot obtine valorile scandate la volum, asa cum le obtinem noi. Este vorba de volum, pentru ca pana la urma totul se traduce intr-un pret pe metru patrat. Cu cat volumul este mai mare, cu atat cea mai mare parte din cheltuielile de regie merge in contract de contabilitate, se repartizeaza catre mai multe proprietati, si atunci costul scade.

De asemenea, un aspect demn de luat in calcul este si polita de asigurare care sta in spatele unei companii specializate, care in cazul nostru este de 2 milioane euro.

Cand devin programele de reducere a costurilor periculoase?

Lucian Anghel: In momentul in care se fac reduceri de costuri care nu iau in calcul mentinerea valorii cladirii pe termen lung, cum este, de exemplu, decizia de a renunta la revizii pentru echipamente timp de un an. Ca urmare, se fac niste reduceri, insa numai pe termen foarte scurt, de un an, dar dupa aceea valoarea pe care proprietarul va trebui sa o plateasca in cazul unei defectiuni va fi de cateva zeci de mii de euro.

Eugen Stoenescu: Practic, calitatea dispare. Daca se reduc costurile, calitatea nu mai poate fi sustinuta, iar daca se renunta la programele de mentenanta preventiva care duc la cresterea in timp a valorii cladirii, atunci valoarea lor scade.

Lucian Anghel: Este vorba de deteliorarea in timp a cladirii. Chiar daca nu este vizibil, starea echipamentelor, care reprezinta o valoare foarte mare dintr-o cladire, ajunge intr-un grad de uzura foarte avansat, astfel ca trebuie inlocuit, sau apare o avarie care duce la stoparea activitatii chiriasilor pe o perioada indelungata si deci la niste pierderi foarte mari.

Reducerea costurilor trebuie facuta dupa o analiza serioasa si in mod rational. In definitiv, imaginea cladirii va avea de suferit, clientul nu va mai dori sa ramana intr-un astfel de imobil. Iar pierderile se vor extinde si pe termen lung, prin faptul ca imobilul nu va mai fi atractiv pentru potentiali noi chiriasi.

Eugen Stoenescu: In plus, situatia reala nu mai este in concordanta cu termenii contractului semnat. Desi la semnarea contractului se ia in primire un spatiu intr-o cladire de tip A, la un moment dat standardul scade, si-atunci prin diminuarea costurilor practic nu se mai respecta contractul, iar in Romania deja s-a ajuns la cladirea de tip A de tip romanesc.

Lucian Anghel: Daca in Occident avem norme la care subscriu toate companiile, la noi nu exista o asemenea organizare. Asta incercam sa remediem cu Asociatia Romana de Property si Facility Management, sa adoptam norme la care sa subscrie toti proprietarii si toti furnizorii de pe piata, astfel incat sa ne putem raporta la un anumit standard, dupa modelul Germaniei si Austriei.

De unde a pornit ideea formarii asociatiei si care sunt obiectivele acesteia?

Lucian Anghel: Initiativa a pornit in urma cu aproximativ un an si jumatate din partea mai multor furnizori de servicii de property si facility management din Romania, care au simtit nevoia educarii personalului, a clientilor si a furnizorilor de astfel de servicii. Discutiile au inceput in jurul lunii aprilie, dupa care au aderat la aceasta structura aproximativ 10 firme, iar in cursul lunii mai s-a infiintat Asociatia Romana de Property si Facility Management din Romania (ROFMA).

Din organizatie fac parte firme de renume din domeniu, ma refer la BSS, MT&T, Coral Construct, ISS Facility Services, Drees & Sommer si CB Richard Ellis, scopul asociatiei fiind in primul rand de a realiza un stardard romanesc la care sa se alinieze atat proprietarii, cat si chiriasii si furnizorii de servicii, astfel incat sa avem un stardard pentru cladiri de birouri si pentru servicii, sa ne raportam la o terminologie care sa nu fie confuza pentru nicio parte implicata si sa educam piata in acest sens.

Totodata, ne propunem sa punem bazele unei scoli de facility management, pentru ca nu exista o educatie de acest tip in Romania, si sa putem pregati viitorii property manageri, facility manageri, dar si sa includem partea de meserii, pentru ca nu exista o specializare pe partea de mentenanta cladiri nici in codul ocupatiilor, nici sub forma unei programe de invatamant.

Incercam sa aducem situatia la un nivel similar cu alte asociatii din Europa, cum este GEFMA in Germania sau IFMA in SUA, si vrem sa urmam aceeasi cale pentru a crea un curent similar si in Romania. Ulterior, ne dorim sa aderam la asociatii europene, asa cum este si EuroFM, si am vrea, pe cat posibil, sa organizam un curent unitar, o singura asociatie care sa exprime opinia intregii piete.

Am stabilit deja un plan de masuri. In primele sase luni se intrevede stabilirea unui workshop, in cadrul caruia sa detaliem activitatile legate de acest domeniu si sa cooptam firme interesate din piata, sa definim standarde si norme dupa modelul celor care exista la nivel international, dar adaptate la realitatile romanesti. Mai mult decat atat, urmarim si realizarea unui site, atragerea de noi membrii, si editarea unei brosuri a asociatiei care sa apara periodic si sa fie livrata tuturor detinatorilor de spatii din Romania.

Care este structura clientilor dumneavoastra?

Lucian Anghel: Dintre clienti, raportat la metri patrati, in acest moment 70% sunt companii straine si 30% sunt romani. In ceea ce priveste impartirea regionala, spatiile de birouri si industriale sunt concentrate in proportie de aproximativ 90% in Bucuresti, in restul tarii spatii de birouri sunt mai mici. Extinderea in intreaga tara este legata de segmentul comercial, respectiv de mall-uri, acolo se face diferenta.

Care sunt planurile de investitii ale BSS in 2009?

Lucian Anghel: Desi este criza, investitiile sunt mai mari decat anul trecut, pentru ca am realizat ca daca nu investim in tehnologie astfel incat sa crestem nivelul calitatii si eficienta nu putem face fata acestei perioade. In prezent exista un buget de investitii pentru software integrat si reactualizam software-ul pentru facility si property management. Bugetul pentru software se situeaza la o valoare cuprinsa intre 150.000 euro si 200.000 euro, iar pentru utilaje de curatat am alocat aproximativ 50.000 euro - 70.000 euro. Pe de alta parte, bugetul de training este mai dificil de cuantificat, pentru ca se face inhouse in cadrul centrului nostru de training intern, fiecare angajat fiind obligat sa participe de doua ori la un curs de training specific activitatii sale.

Intr-un fel, criza ne prieste, pentru ca ne putem aseza si restructura mai bine. Nu mai exista acea presiune de a ne extinde portofoliul astfel incat sa putem creste organic si sa avem oameni care sa fie formati in cadrul companiei si care sa sustina aceasta crestere.