Planul strategic, esential pentru dezvoltarea unei companii
Dorinta oricarui anteprenor este de a-si face afacerea sa creasca. Desigur, toti au in minte o viziune asupra cresterii, insa putini sunt aceia care o si formuleaza intr-un plan strategic. Intr-un mediu economic in continua schimbare, un plan strategic este esential, nu numai pentru a asigura o crestere continua a companiei, dar si pentru a supravietui in situatii de criza, cum este cea cu care economia mondiala se confrunta in prezent.
Ghidati de viziunea de afaceri, liderii organizatiei definesc obiective financiare si strategice. Obiectivele financiare reflecta obiectivele de vanzari si pe cele de crestere a profitabilitatii. Obiectivele strategice sunt legate de pozitia de afaceri a firmei si pot include obiective precum cota de piata sau reputatia.
Pentru a fixa corect obiectivele de performanta este necesar sa identificam acele arii sau procese critice ale afacerii, asupra carora trebuie sa ne concentram si abia apoi sa decidem cum este mai bine sa masuram performanta acelor arii.
De-a lungul timpului am constatat ca multe companii stabilesc obiective strategice pe departamente, si nu pe procese, fiind dificil sa coreleze acei indicatori si sa masoare corect impactul. In acest sens, o metoda importanta de sustinere a implementarii strategiei sunt proiectele de BPR – Business Process Redesign. Ca practicant al acestei metode, o recomand drept un instrument prin care se poate stabili clar care sunt procesele critice care aduc valoare pentru client, care sunt riscurile care ameninta obiectivele strategice si obiectivele de proces, care sunt factorii critici de succes si indicatorii cheie de performanta aferenti fiecarui proces.
In stabilirea unei strategii, BPR-ul tine seama in primul rand de misiunea organizatiei si de analiza mediului intern si extern. Misiunea trebuie sa descrie viziunea de afaceri a organizatiei pe 3-5 ani, inclusiv valorile, scopul si obiectivele acesteia, care conduc la cautarea de viitoare oportunitati.
Analiza mediului include o analiza interna a firmei, a industriei din care face parte aceasta si a mediului macroeconomic, analiza PEST – analiza mediului macroeconomic din punct de vedere politic, economic, social si tehnologic. Analiza interna conduce la identificarea punctelor forte si slabe ale firmei, iar analiza externa poate evidentia oportunitati si amenintari.
Un profil integrativ al punctelor forte, slabe, precum si al oportunitatilor si amenintarilor este generat de analiza SWOT. De exemplu, daca identificam o oportunitate in mediul extern si constatam ca avem un punct forte in intern, care poate sustine exploatarea acestei oportunitati, abordam o strategie agresiva. Similar, in extrema cealalta, daca identificam o amenintare in mediul extern si un punct slab in intern abordam o strategie de eschivare. Desigur ca intre aceste extreme sunt diverse strategii care combina cele 4 elemente. In plus, se poate realiza si o analiza a industriei utilizand modelul lui Michael Porter, cunoscut si ca “Cele 5 forte ale lui Porter”. Acest model evalueaza barierele de intrare, furnizorii, clientii, produse substitute si rivalitatea in industrie.
Strategia selectata trebuie implementata printr-un set de programe, bugete si proceduri. Implementarea presupune organizarea resurselor organizatiei si motivarea angajatilor sa atinga obiectivele.
Experienta in proiecte de consultanta ne-a demonstrat ca modul in care strategia este implementata poate avea un impact semnificativ asupra succesului acesteia. Intr-o companie mare, cei care implementeaza strategia sunt deseori alte persoane decat cele care au formulat-o. Din acest motiv, este recomandata o comunicare atenta a strategiei si a motivatiei care sta in spatele acesteia. In caz contrar, strategia poate fi un esec, daca este gresit inteleasa sau daca managementul de nivel mediu se opune implementarii pentru ca nu intelege optiunea pentru o anumita strategie.
In acest stadiu al dezvoltarii afacerii, puteti constata ca aveti nevoie de competente externe pentru a va ajuta in schimbarile pe care trebuie sa le operati. In acest caz, puteti lua in considerare angajarea unor consultanti in ariile in care nu va permiteti sa dezvoltati aceste abilitati intern, apelarea la un manager experimentat care sa evalueze regulat si impartial realizarile pe care le faceti sau utilizarea unui consultant in management, care sa va ajute sa identificati modalitatea in care puteti consolida sau schimba structura manageriala pentru a dezvolta afacerea.
O modalitate importanta de a monitoriza progresul unei afaceri este implementarea unui sistem de management al performantei. El ofera informatii vitale si in timp real despre ce se intampla si ofera un punct de plecare pentru stabilirea unui set de obiective care sa ajute la implementarea si monitorizarea strategiei.
Tintele de performanta sunt un instrument managerial puternic, care sustin acea schimbare strategica de care multe afaceri au nevoie. Obiectivele generale ale planului strategic pot fi implementate prin tinte aferente fiecarui proces, iar setarea de tinte bazate pe indicatori cheie de performanta este modul ideal de a face acest lucru.
O metoda pe care noi o recomandam in implementarea strategiei este Balanced scorecard (BSC). BSC-ul este un instrument de management pentru implementarea strategiei, aplicabil oricarei organizatii, indiferent de marime, care examineaza compania din patru perspective: financiar, clienti, invatare si crestere, procese interne.
De la masurarea performantei la un proces mult mai dinamic de a stabili niveluri de performanta pentru diverse paliere ale afaceri este doar un pas. Acest lucru implica setarea unor tinte de performanta in arii cheie producatoare de valoare ale afacerii. Obiectivele pot fi stabilite pe diferite orizonturi de timp: anuale, trimestriale, lunare si chiar zilnice, in functie de nivelul operational la care se stabilesc.
Tintele operationale se refera la gradul de satisfactie al clientilor, la procesele interne, precum si la activitatile de inovatie si imbunatatire pe care compania le desfasoara. Indicatorii operationali sunt motorul performantelor financiare viitoare. Acesti indicatori non-financiari au un caracter strategic, exprimand viziunea de dezvoltare pe termen lung.
Experienta in consultanta ne-a demonstrat ca este crucial sa calibram indicatorii la situatia concreta si obiectivele specifice afacerii clientului nostru. Spre exemplu, un producator care vinde produse cu costuri mici in volume mari se poate concentra pe viteza liniei de productie, in timp ce un alt producator care produce cantitati mai mici cu componente cu pret ridicat se poate concentra pe reducerea erorilor liniei de productie, care genereaza pierderi prin cantitatea mare de rebuturi.
Implementarea indicatorilor trebuie monitorizata si ajustata atunci cand e nevoie. In evaluarea indicatorilor este recomandat sa se tina cont de urmatoarele etape: definim parametrii care trebuie masurati, definim valori etalon pentru acei parametri, efectuam masurarea lor, comparam rezultatele cu standardele predefinite, analizam cauzele care au generat abateri si efectuam modificarile care se impun. Este necesar ca evaluarea sa fie periodica, astfel incat nivelul indicatorilor sa poata fi mentinut in limitele unor abateri agreate. Prin abatere agreata trebuie sa intelegem plus/minus dintr-un procent de abatere de la valoarea etalon, care nu ne afecteaza in mod semnificativ atingerea tintei.
Cauzele si implicit modalitatile de ajustare a tintelor pot fi multiple: de exemplu, daca se constata ca resursele alocate atingerii tintei sunt incorect dimensionate, resursele vor fi realocate in consecinta; daca se constata ca nivelul tintei este setat incorect, va fi modificat nivelul astfel incat sa fie mai usor de atins; daca indicatorii cheie de performanta nu au fost setati corect, se va face o reevaluare a importantei acestora si se va renunta la aceia care nu aduc valoare sau al caror calcul presupune un efort prea mare din partea utilizatorilor.
Este important de retinut ca stabilirea unui ciclu de monitorizare poate creste abilitatea unei companii de a face schimbari in afacere si de a-si reajusta obiectivele atunci cand conditiile mediului intern sau extern o impun. De asemenea, o planificare buna va va ajuta sa anticipati problemele si sa va adaptati schimbarii mult mai repede.
Spune-ti parerea