Criza construieste evenimentele de business in 2009

Contextul economic actual, dominat de dificultati la nivel global, va dicta tematica evenimentelor de business ale acestui an, cu un accent crescut asupra subiectelor de nisa, care pot furniza informatii de real interes participantilor, sunt de parere specialistii contactati de BizCity.

"Asteptam un interes mai mare anul acesta pe evenimente dedicate zonei finantelor, resurselor umane, comunicarii de criza, accentul punandu-se pe eficientizarea proceselor si atingerea performantelor, in conditii mai putin optime de piata", a declarat Cristian Manafu, managing partner Evensys.

Consider ca evenimentele B2B [business-to-busniess] vor detine in continuare o pondere importanta din piata de evenimente, iar cele mai interesante vor deveni cele care ofera oportunitati reale de networking. O alta directie de dezvoltare cred ca va fi cea a evenimentelor mici, foarte nisate si bine targetate", afirma Oana Molodoi, events director Business Media Group (BMG).

Totusi, in privinta tendintelor din acest an, parerile specialistilor sunt partial divergente, unii vorbind despre o mentinere a interesului pentru zona de online, altii simtind deja o suprasaturare a pietei pe segmentul newmedia. O alta arie controversata din punct de vedere al asteptarilor este segmentul imobiliar, pentru care unii specialisti prevad o diminuare a interesului.

"Evenimentele dedicate mediului online si instrumentelor de comunicare dezvoltate de acest canal au fost cele mai cautate si asteptate pe parcursul anului 2008. Totul deriva din dorinta practicienilor de pe piata de munca din Romania de a se specializa intr-un domeniu aflat inca in stadiu de pionierat in plan local. Cu toate acestea, segmentul de evenimente dedicate mediului online este suprasaturat, iar piata nu va mai putea suporta multe asemenea organizari", subliniaza Cristian Manafu.

Din contra, Oana Molodoi crede ca interesul fata de evenimentele de online, marketing si PR se va mentine si in acest an. Oficialul preconizeaza insa o scadere pentru temele de finante si imobiliare.

Raluca Voivozeanu, conference & print development manager Mediafax, este de alta parere: „In 2009 vor starni, probabil, interes evenimentele dedicate unor sectoare afectate grav de criza (de exemplu, sectorul imobiliar si cel auto) atata vreme cat evenimentele respective se vor axa pe solutii de management pe timp de criza, precum si evenimentele din domenii care sunt in mod traditional de interes (de exemplu, domeniul financiar)."

Potrivit specialistilor, in 2008 piata evenimentelor a fost destul de aglomerata in zona temelor despre mediul online, marketing si PR.

De asemenea, au fost continuate abordarile care au trezit interes inca din 2007, despre domeniile financiar, imobiliare, vanzari, resurse umane si cariera. In plus, a fost destul de bine reprezentata si zona evenimentelor de responsabilitate sociala corporativa.

Organizarea: zeci de mii de euro si luni de pregatire

Costurile unui eveniment de business in Romania presupun, in medie, cateva zeci de mii de euro. O valoare minima poate fi de 5.500 euro, insa exista si evenimente care pot ajunge la cateva sute de mii de euro.

Bugetul unui eveniment variaza in functie de o serie de factori de organizare - precum numarul participantilor, durata, inchirierea salii si a aparaturii tehnice, catering - si de marketing - campania de promovare, materiale de comunicare.

Pentru evenimentele Mediafax Talks, de exemplu, cheltuielile de organizare si marketing au o pondere de aproximativ 70%, respectiv 30% in bugetul total.

Organizarea unui eveniment necesita o durata variabila de pregatire, in functie de amploare, de la cateva saptmani la cateva luni.

Veniturile obtinute din evenimente au ca surse principale sponsorizarile, care acopera in general pana la 50% din cheltuieli, si taxele de participare. Pe langa acestea, mai pot exista si venituri din taxele de expunere, daca se organizeaza si o mica expozitie legata de tema evenimentului, precum si din taxele de prezentare percepute unor vorbitori.

Tarifele evenimentelor din Romania sunt in continuare mult mai mici decat in vestul Europei si chiar decat in unele tari din Europa Centrala si de Est, spun specialistii. Taxele de inscriere la conferintele din Romania nu depasesc, in general, 200 euro, in timp de in Polonia, de exemplu, ajung la 500-1.000 euro, potrivit lui Cristian Manafu.

"Cred ca taxele de participare se vor pastra in 2009 la nivelul celor din 2008 sau pot chiar inregistra scaderi sub forma de discounturi de grup sau pentru inscrieri facute in avans", afirma Oana Molodoi.

Promovarea evenimentelor de business presupune atat mijloace comune precum printuri, spoturi TV si radio, outdoor, newsletter, website-uri dedicate, cat si modalitati specifice, mai eficiente, precum actiuni de direct marketing.

Foarte la moda a devenit anuntarea evenimentelor pe bloguri si in diverse retele sociale si generarea de discutii si teme interesante care sa atraga audienta", atrage atentia directorul de evenimente al BMG.

Strainii, mai bine pregatiti, mai constiinciosi, mai scumpi

Bugetele mai includ si cheltuielile cu vorbitorii internationali, care ajung la cateva zeci de mii de euro pentru o persoana.

"Cheltuielile cu onorariile invitatilor internationali pot fi foarte mari, in conditiile in care fee-ul unui guru de succes cifreaza intre 50-100.000 de euro, tarif la care se adauga si taxele de transport, cazare si bineinteles si costul evenimentului propriu-zis. Astfel, aceste evenimente ajung sa aiba o taxa de participare foarte mare, care deseori este justificata de nivelul evenimentului", spune Cristian Manafu.

Evenimentele cu invitati straini vor fi din ce in ce mai cautate in acest an, potrivit Genovevei Stanitchi, events manager in cadrul diviziei de new media a grpului Realitatea-Catavencu, in opinia careia evenimentele cu participare strict romaneasca vor cunoaste un declin.

"Declinul se datoreaza „uzurii" a speakerilor si a temelor abordate. Poate piata din Romania nu a ajuns inca la maturitate si nu poate sa dea un numar suficient de „specialisti" pentru acest gen de manifestari si/sau nu se genereaza destul „content" pentru a crea un plus de valoare prin informatiile aduse de speakeri. De asemenea, faptul ca majoritatea speakerilor ori nu isi fac singuri prezentarile, ori le „recicleaza" de la conferinta la conferinta ar putea fi unul din motivele pentru care are de suferit imaginea unui astfel de eveniment si pana la urma si imaginea persoanei in cauza", explica Stanitchi.

Evenimentele de business: despre criza, dar nu si in criza

Criza financiara va influenta piata evenimentelor de business doar la nivelul continutului, al temelor abordate, insa nu va afecta aceasta industrie, in Romania, potrivit specialistilor, care apreciaza ca piata este in curs de maturizare.

Investitiile in evenimente de business ca instrument de marketing vor fi probabil mai scazute cu deosebire in primul semestru din 2009, pentru ca majoritatea companiilor isi reduc mai intai bugetele de marketing pentru a face fata crizei. Totusi, evenimentele sunt considerate, in continuare, unul dintre cele mai bune instrumente de marketing. Prin urmare, e de asteptat ca evenimentele de business de valoare (prin tema, participanti, vorbitori, program si conditii de desfasurare) sa nu fie grav afectate de criza", afirma Raluca Voivozeanu.

In ceea ce priveste participarea la evenimentele de business, aceasta va ramane relativ constanta in acest an, potrivit oficialului.

"De exemplu, la nivel international, un studiu intitulat FutureWatch 2009 (produs de Meeting Professional International, in parteneriat cu American Express) arata ca rata medie de participare la evenimente va creste cu circa 3% in Europa, Orientul Mijlociu si Africa si va scadea cu 5% in SUA. Nu exista o asemenea cercetare doar pentru Romania, dar cred ca ne inscriem in previziunile din studiul FutureWatch", afirma managerul de la Mediafax.

Oamenii de afaceri romani vor continua sa participe la conferinte de business care raspund unor nevoi: ofera oportunitati bune de networking, ofera un cadru de dezbatere a unor probleme de actualitate, ofera posibilitatea unui dialog cu alti jucatori de pe piata sau cu autoritati, ori au si o functie de training", adauga Voivozeanu.