"Baby steps" pentru reusita unei sedinte

Bineinteles ca v-ati confrutant macar o data in viata cu problema organizarii unei sedinte importante. Ati fost pusi in situatia dificila de a prezida o intalnire de lucru la nivel inalt, ati actionat cum ati stiut mai bine, dar feedback-ul nu a fost pe masura asteptarilor...

Pentru a descoperi care sunt ingredientele necesare organizarii unei sedinte eficiente, ne-am gandit sa pornim de la definitia pe care ne-o pune la dispozitie Dictionarul Explicativ al Limbii Romane: „sedinta" = 1. adunare organizata a membrilor unui corp constituit, a unui colectiv, a personalului unei intreprinderi, al unei institutii, pentru a discuta, pentru a dezbate si a hotara ceva. 2. Interval de timp in care se face o expunere, se executa o actiune etc. Dar cum percep ideea de „sedinta", cei implicati direct in organizarea si participarea la o astfel de intalnire? Psihologul Dana Dumitrache ne-a impartasit cate ceva despre semnificatia si conotatiile unei sedinte, din perspectiva participantilor la intalnirea de lucru, oferindu-ne si cateva sfaturi practice despre cum sa administrezi cat mai eficient acest interval de timp.

„Sedinta este perceputa, de regula, ca o corvoada plictisitoare, utilitatea acesteia fiind pusa deseori sub semnul intrebarii. Te intrebi in mintea ta ce cauti acolo sau cat o sa mai dureze, eventual iti planifici in gand timpul personal, te trezesti in toiul unor intrebi existentiale. Intr-un cuvant, urmaresti cu greu firul discutiilor. Sa-i determini pe oameni in cadrul unei intalniri formale/informale sa-si spuna pasul, sa accepte o opinie alternativa/colaterala, alta decat a ta, sa ii faci sa-si polarizeze efortul in favoarea interesului colectiv, lasand deoparte interesul personal, sa impui reguli si sa te asiguri ca sunt respectate, fara, insa, ca aceste reguli sau/si sarcini sa lezeze orgolii sau sa declanseze dispute interminabile este o provocare pentru conducatorul intalnirii de lucru - in speta - pentru lider. Cateva glume presarate in momentele tensionate sau incarcate de frustrare si/sau nemultumire, atitudinea deschisa, relaxata, mesajul cu preponderenta pozitiv, pot crea acel microclimat propice acestui gen de intalnire" a subliniat Dana Dumitrache.

Va regasiti in multe din ipostazele evocate mai sus? Atunci este la fel de probabil sa incercati, dar sa nu reusiti sa schimbati modul celorlalti de a conduce o sedinta. Ceea ce puteti face, insa, este sa va schimbati atitudinea si sa puneti in practica cateva idei utile, daca doriti cu adevarat sa fiti multumiti de rezultatul unei sedinte. Gabriel Moldovan, Director Executiv RRVBIUM hr, Orator si Trainer pe teme de Antreprenoriat, Leadership si Planificare Strategica, vine in ajutorul celor care isi doresc sa se bucure de o sedinta eficienta, urmand 12 pasi strategici. Reteta pe care ne-o propune nu este una costisitoare, nici greu de urmat. Ca in orice business de succes, cei mai eficienti sunt acei binecunoscuti „baby steps", care va vor ajuta sa pasiti incet, dar sigur, pe drumul cel nou, cu incredere si curaj. Cat despre rezultate, fiti siguri ca nu vor intarzia sa apara.

1. Realizati un program scris pentru fiecare sedinta in parte, care va fi distribuit participantilor cu cel putin 24 ore in avans. Apoi, este necesar sa stabiliti o ora exacta de incepere a sedintei, verificand din timp disponibilitatea salii. 2. Si inca un lucru extrem de important: nu amanati inceputul sedintei pentru a-i astepta pe vesnicii intarziati. Astfel, participantii vor invata sa fie punctuali! 3. De asemenea, ora fixata pentru incheierea sedintei, este de preferat sa nu fie depasita. Pentru ca, o sedinta a carei durata nu poate fi determinata, va duce in mod evident la prelungirea discutiilor ... fara rost. 4. Nu uitati ca orice intalnire de lucru trebuie sa aiba un scop bine definit. O sedinta fara obiective = pierdere de timp. Este esential sa va concentrati pe modul in care sedinta conduce la atingerea obiectivelor necesare realizarii scopului. 5. Fixati-va un numar realist de subiecte pe care doriti sa le abordati. Avand deja stabilite orele la care incepe si se termina sedinta, precum şi obiectivele ce trebuie atinse, puteti stabili cu usurinta un numar rezonabil de subiecte de „atacat". Atentie, insa! O agenda prea incarcata va conduce la scaderea eficientei sedintei. 6. Evitati sa invitati mai multe persoane decat este nevoie. Timpul necesar pentru a realiza ceva productiv in cadrul unei sedinte creste in progresie geometrica, in functie de numarul de participanti. Si iarasi, mare atentie: sedintele functioneaza cel mai bine cu cel mult 6 membri. Cu cat creste numarul participantilor, cu atat intrunirile vor scadea in productivitate din cauza diferentelor de opinii. 7. Nu programati niciodata o sedinta doar de dragul unei conventii. In multe organizatii exista deja o traditie: „sedinta de luni dimineata". Unele chiar au nevoie de aceasta intalnire, dar trebuie, inainte de toate, sa analizati situatia si sa va puneti urmatoarea intrebare: organizatia voastra are nevoie de o sedinta saptamanala? 8. Nu desemnati un grup de persoane care sa se ocupe de un lucru pe care l-ar putea realiza cu usurinta si o singura pesoana. 9. Creati o ambianta favorabila. Este bine sa verificati daca atmosfera viitoarei sedinte favorizeaza productivitatea: lumina suficienta, modul de organizare a mobilierului, scaunele - suficient de confortabile, temperatura potrivita, care sa favorizeze concentrarea, echipamentul tehnic necesar - functionabil si la locul potrivit. 10. Organizati un centralizator al ideilor, folosind flipchartul, videoproiectorul sau o tabla; notati toate ideile pe care sedinta le genereaza. 11. La sfarsitul intalnirii de lucru, sumarizati oral toate concluziile, sarcinile si deciziile luate. Este esential pentru succesul unei astfel de intruniri ca toti participantii sa fie de acord. Nu uitati sa stabiliti data viitoarei sedinte. 12. Folosind un sumar scris al sedintei, notati toti pasii necesari in vederea realizarii a ceea ce s-a stabilit.

„Managerii isi petrec in medie 20 de ore pe saptamana in sedinte sau intruniri. Studiile arata ca din aceste 20 de ore, doar 6 ore sunt cu adevarat eficiente" spune Gabriel Moldovan. „Observam cum in multe organizatii, sedintele au devenit un ritual, o indatorire, fiind aproape imposibil sa nu participi la ele. Asadar, din moment ce nu ai de ales... este de datoria ta sa te asiguri ca sedintele vor folosi timpul intr-un mod productiv si eficient pentru toata lumea. Daca esti doar participant la sedinta, este si mai provocator pentru tine sa reusesti intr-un mod subtil sa ghidezi grupul spre o activitate productiva", a precizat Directorul Executiv RRVBIUM hr.

La randul sau, Psihologul Dana Dumitrache, considera ca reusita oricarei activitati umane depinde in mod esential de calitatea si cantitatea informatiei transmise in respectivul context: „Fiind sursa succeselor sau esecurilor noastre, informatia are o puternica functie motivationala. Astfel, acordam consideratie si simpatie persoanelor real sau virtual furnizoare de informatie sau dimpotriva, vom considera neinteresante persoanele lipsite de aceasta calitate - informatia este in esenta apanajul puterii. Orice persoana care este o sursa de informatii se va bucura intotdeauna de consideratia sociala. De asemenea, informatia poate fi inteleasa si ca un mijloc de reducere a sentimentului de angoasa si insecuritate generat de situatiile incerte. Orice sedinta are la baza schimbul informational. Puterea de influenta a informatiilor sta in calitatea feed-back-ului si in puterea persuasiva a liderului, dar si in farmecul personal al acestuia. Forta persuasiva a unui mesaj creste daca auditoriul observa ca respectivul mesaj il dezavantajeaza pe cel care il transmite sau ca nu exprima atitudinea care ar parea fireasca statutului sau. De exemplu: „Nu sunt in postura de a comenta situatia data, dar este recomandat sa urmam aceasta linie de lucru"; „Stiu ca o sa ma bombaniti si sunteti indreptatiti sa o faceti, dar ....". Atractia fizica pe care o exercita liderul/comunicatorul asupra auditorului are un efect major asupra fortei persuasive a mesajului sau. Aceasta vine din nevoia auditorului de a se identifica cu o persoana care poseda calitati deosebite: carisma, putere sociala, inteligenta, autocontrol, fermec personal etc. si poate varia in functie de natura mesajului, de modul de prezentare a punctelor de vedere conexe, implicarea auditorului si efectul de intaietate. Informatia-cheie este mai puternic perceputa daca este prezentata la inceputul mesajului si este reluata la sfarsitul acestuia. Mesajele audio-vizuale (prezentari power-point - retroproiectoare, slides, filme) au o forta de sugestie deosebita (ex: imaginea), implicate fiind aici memoria vizuala sau/si auditiva, memoria de lucru. Climatul psihosocial al intalnirii de lucru, al consfatuirii/sedintei este, de asemenea, un element important care sta la baza reusitei. O atmosfera placuta si sugestiva in ceea ce priveste relatia dintre lider si subalterni, culori ambientale calde, fructe, cafea, racoritoare, imbunatatesc vizibil calitatea comunicarii si a relationarii si inlesnesc efortul motivational activ al liderului."

„Daca nu poţi spune NU unei sedinte, poti cel putin sa spui DA unei sedinte mai eficiente prin initiativa si exemplul personal", afirma Gabriel Moldovan. Alegeti asadar, sa spuneti DA unei intalniri de lucru eficiente si nu ezitati sa puneti in aplicare macar o parte din sfaturile de mai sus. Cu siguranta va vor folosi, undeva, candva, atunci cand veti fi pusi in situatia de a organiza si prezida una sau mai multe sedinte de succes. Sau cum spunea Murphy: „Cu cat mai mare este numarul celor implicati intr-un eveniment, cu atat mai putin inteligent devine fiecare dintre participanti."